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Política de Tratamiento de Datos Personales
1. Identificación del responsable
Razón social: TRADING DE COLOMBIA S.A.S. EN REORGANIZACIÓN
NIT: 832.009.879-6
TRADING DE COLOMBIA S.A.S. EN REORGANIZACIÓN, empresa dedicada al comercio al por mayor y al por menor de partes, piezas y accesorios para vehículos automotores, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, adopta la presente Política para el adecuado tratamiento de datos personales.
2. Marco legal
Esta política se fundamenta en:
- Ley 1581 de 2012
- Decreto 1377 de 2013
- Decreto 1074 de 2015
- Demás normas que regulen la protección de datos personales en Colombia
3. Definiciones
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, obtenido por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
- Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
- Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Datos Sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, datos de salud, vida sexual y datos biométricos).
- Dato Público: el que no sea semiprivado, privado o sensible, como los datos relativos al estado civil, profesión u oficio y calidad de comerciante o servidor público.
- Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al titular para informarle sobre la existencia de las políticas de Tratamiento que le serán aplicables, cómo acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento.
4. Principios rectores
- Finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, informada al titular.
- Libertad: el Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos no podrán obtenerse o divulgarse sin autorización previa.
- Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos o que induzcan a error.
- Transparencia: se garantiza el derecho del titular a obtener de TRADING DE COLOMBIA SAS EN REORGANIZACION, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
- Seguridad: la información se protegerá mediante medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con las labores que comprende el Tratamiento.
5. Finalidades del tratamiento
Los datos personales serán tratados según la relación que el titular tenga con la empresa:
5.1 Clientes (mayoristas, minoristas y personas naturales)
- Gestión de ventas de partes, piezas y accesorios automotores
- Elaboración de cotizaciones y órdenes de pedido
- Facturación electrónica
- Gestión de cartera
- Atención de garantías y devoluciones
- Trazabilidad de productos
- Cumplimiento de obligaciones contables, fiscales y comerciales
- Envío de información comercial y promociones
- Servicio postventa
- Promoción de sorteos, promociones especiales y demás actividades comerciales y de publicidad
5.2 Proveedores nacionales e internacionales
- Evaluación y selección
- Gestión contractual
- Órdenes de compra
- Pagos
- Procesos de importación y nacionalización de mercancía
- Cumplimiento de obligaciones fiscales, tributarias y aduaneras
5.3 Empleados y candidatos
- Procesos de selección
- Verificación de referencias
- Contratación laboral
- Pago de nómina, prestaciones y seguridad social
- Cumplimiento de obligaciones laborales
- Bienestar laboral
5.4 Visitantes y videovigilancia
- Control de ingreso a bodegas, oficinas y puntos de venta
- Seguridad de bienes y personas
- Prevención de fraudes, hurtos, actividades ilícitas y en general cualquier acción que afecte la integridad de las personas y los bienes
6. Datos sensibles
TRADING DE COLOMBIA S.A.S. EN REORGANIZACIÓN podrá tratar datos sensibles cuando sea estrictamente necesario (por ejemplo, información médica para afiliaciones a seguridad social de empleados).
- El suministro de datos sensibles será facultativo
- Se informará claramente su carácter sensible
- Se garantizará especial protección
7. Derechos de los titulares
El titular podrá:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
- Solicitar prueba de la autorización otorgada
- Ser informado respecto del uso de sus datos
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando sea procedente
- Acceder gratuitamente a sus datos personales
8. Autorización
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de TRADING DE COLOMBIA SAS EN REORGANIZACION requerirá del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular, para lo cual la empresa dispone de los canales y medios necesarios para obtener dicha autorización, garantizando en todo caso que sea posible su verificación.
- Mecanismos para otorgar la autorización: puede constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.
- Prueba de la autorización: TRADING DE COLOMBIA SAS EN REORGANIZACION conservará en la carpeta física o electrónica del cliente, proveedor o empleado cuándo y cómo obtuvo la autorización de los titulares.
- Revocatoria de la autorización: los titulares podrán en todo momento solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada, mediante presentación de un reclamo, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
9. Transferencia y transmisión de datos
Cuando sea necesario compartir información con:
- Operadores logísticos
- Empresas de transporte
- Agencias de aduanas
- Proveedores tecnológicos
- Entidades financieras
- Entidades estatales
- Y las demás partes interesadas
Se garantizará que estos cumplan con las obligaciones legales en materia de protección de datos y se suscribirán los acuerdos correspondientes.
10. Procedimiento para consultas y reclamos
Consultas: los titulares, o sus representantes, podrán consultar la información personal que repose en TRADING DE COLOMBIA SAS EN REORGANIZACION a través del correo contabilidad@chinatrading.com.co. Será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. De no ser posible atender la consulta en ese término, se informará al interesado los motivos de la demora, sin superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: el titular que considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta el presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento, siguiendo las reglas del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda de "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, prorrogable hasta ocho (8) días hábiles adicionales si es necesario, informando al interesado los motivos de la demora.
11. Seguridad de la información
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, TRADING DE COLOMBIA SAS EN REORGANIZACION adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos personales y a los sistemas de información.
12. Vigencia
La presente Política rige a partir del 26 de febrero de 2026. Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las obligaciones legales, contables y fiscales aplicables.
